PENGANTAR MANAJEMEN UMUM

BAB I ARTI,SARANA DAN FUNGSI MANAJEMENBAB I ARTI,SARANA DAN FUNGSI MANAJEMEN 1. ARTI MANAJEMEN Manajemen sering diistilahkan sebagai ketatalaksanaan, manajemen dan manajemen kepengurusan. Untuk menghindari interpretasi yang berbeda-beda maka kita gunakan bentuk aslinya. Yaitu manajemen. Ada tiga unsur di dalam menajemen - Manajemen sebagai proses - Manajemen sebagai kumpulan, kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen - Manajemen sebagai suatu seni ( art ) dan sebagai Ilmu ( science ) Manajemen sebagai proses Menurut Encylopedia of the social, manajemen yaitu suatu proses dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan di awasi Menurut Haimann, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama. Menurut George R. Terry, Manajemen yaitu pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari definisi di atas dapat disimpulkan sebagai berikut : - Adanya tujuan yang hendak dicapai - Tujuan dicapai melalui kegiatan orang lain - Kegiatan-kegiatan orang lain harus dibimbing dan diawasi Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen Adalah orang yang melakukan aktivitas dalam suatu badan tertentu sering disebut sebagai manajemen. Bentuk tunggal manajer Yang termasuk dalam bentuk melakukan aktivitas, sering dinamakan proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen atau unsur-unsur manajemen. Hal ini sering dilakukan manajer yaitu melakukan fungsi planning, organizing, staffing, directing dan controlling. Manajemen sebagai seni dan sebagai ilmu Pendapat Chester I Barnard, Henry Fayol, Alfin Brown Harold Koontz, Cyril O’ Donnel dan Gerge R. Terry Manajemen sebagai seni yaitu berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau manfaat. Manajemen sebagai ilmu yaitu berfungsi menerangkan fenomena-fenomena / gejala-gejala, kejadian-kejadian, keadaan-keadaan yang memerlukan penjelasan-penjelasan. Unsur keilmuan yaitu kumpulan pengetahuan tertentu yang dinyatakan dalam peraturan-pertauran, statemen-statemen melalui berbagai ujian-ujian, penyelidikan-penyelidikan. Unsure seni yaitu pemakaian pada situasi tertentu sehingga menjadi pembawaan, menjadi keahlian bersifat intuisi. Dari pengertian definisi diatas, maka manjemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. 2. SARANA MANAJEMEN Sarana manjemen untuk mencapai tujuan yaitu Man ( manusia ) merupakan sarana penting untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, berbagai aktivitas yang dilakukan manusia adalah seperti fungsi-fungsi manajemen atau bidang-bidang lainnya. Seperti aktivitas penjualan, personalia dan lain sebagainya. Money ( Uang ) merupakan sarana untuk mencapai tujuan, setiap aktivitas yang dilakukan manajemen tentunya membutuhkan uang, seperti pembelian bahan baku, penggajian, ongkos produksi dan sabagainya. Disamping itu perlu adanya kecermatan dalam mengkalkulasi dan perhitungan dalam penggunaan uang, agar tujuan yang telah ditentukan tercapai. Materials ( Bahan-bahan ) dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia membutuhkan bahan-bahan, dalam perusahaan manufacturing yaitu sebagai dasar untuk proses produksi menjadi barang jadi, hal ini sebagai sarana manajemen untuk mencapai tujuan. Machines ( Mesin ) untuk membantu proses produksi diperlukan mesin. Disamping manusia mesin juga sangat diperlukan, untuk saling mendukung. aktivitas manajemen. Methods ( Cara ) dalam melakukan aktivitas dihadapkan berbagai macam alternatif cara melakukan pekerjaan. Sehingga metode-metode tersebut dapat ditemukan kegiatan yang efektif dan effiisien, berdaya guna dan berhasil guna. Markets ( Pasar ) adalah sarana penting untuk memasarkan hasil produksi, minimal dapat mempertahankan pasar yang sudah ada. Bagi perusahaan yang berorientasi profit tidak lepas dari markets. Dari kesemuanya yang telah disebut di atas adalah merupakan sumber daya. Sumber daya ini adalah alat manajemen untuk mencapai tujuan. 3. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Berbagai macam pendapat mengenai fungsi-fungsi manjemen, unsur-unsur manajemen atau proses manajemen, adalah sebagai berikut : Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing, Controlling Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, coordinating, controlling. Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Controlling. Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling. William H. Newman : Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing, Controlling George R. Terry : Planning, Organizing, Actuating, Controlling. Lyndak F. Urwicck : Forcesting, Planning, Organizing, Actuating, Leading, Communicating, Controlling. The liang gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving. : Dari pendapat di atas fungsi-fungsi manajemen dapat disimpulkan adalah sebagai berikut, menjadi tiga belas fungsi manajemen. ; Forecasting, memperkirakan, meramalkan, memproyeksi atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.. misal memforcast penjualan hasil produksi dengan mengkalkulasi jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli dan sebagainya. Planning ( termasuk Budgeting ) adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Perencanaan juga dapat merumuskan penetapan apa yang harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang betanggung jawab dan mengapa hal itu harus dicapai. Planning juga dirumuskan sebagai penetapan tujuan, policy, prosedur, budget, dan program organisasi. Organizing adalah mengelompokkan kegiatan yaitu penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsi –fungsi dalam unit organisasi. Serta menetapkan kedudukan, sifat hubungan dalam unit organisasi masing-masing. Organisasi dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manjemen dalam mengelompokkan orang-orang, penetapan tugas, fungsi, wewenang tanggung jawab, sehingga mencapai tujuan yang diinginkan. Staffing ( Assembling Resources ) salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan, perekrutan, pengembangan dan penetapan jabatan personalia agar dapat memberikan kerja / aktivitas secara maksimal kepada organisasi. Directing atau Commanding yaitu berhubungan dengan memberikan saran, bimbingan, perintah-perintah, instruksi-instruksi serta berfungsi mengkordinasi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Leading yakni seorang manajer / pimpinan memberikan pengaruhnya kepada bawahannya agar melakukan tindakan suatu pekerjaan. Pekerjaan leading dapat meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - Mengambil keputusan - Komunikasi dengan bawahan agar melakukan pekerjaan - Memilih orang agar menjadi kelompoknya. - Pengembangan pengetahuan bawahan - Memperbaiki Sikap dan terampil bawahan Coordinating salah satu fungsi manajemen yakni menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Untuk menyelaraskan dan terarah dibutuhkan instruksi, perintah, memberikan penerangan- penerangan dan bila perlu teguran dengan memberikan surat peringatan. Motivating adalah memberikan dorongan semangat kepada bawahan agar melakukan pekerjaan sesuai yang diinginkan organisasi. Dorongan seorang atasan kepada bawahan adalah agar bawahan bekerja lebih semangat, sehingga menjadi produktif. Effektif dan effisien. Controlling ( Pengawasan / Pengendalian ) yaitu mengadakan penilaian, koreksi sehingga apa yang dikerjakan oleh bawahan berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Dalam fungsi pengawasan seorang atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan agar aktivitas berjalan sesuai dengan rencana serta tujuan yang diingkan. Reporting ( Pelaporan ) yaitu berupa penyampaian perkembangan, hasil kegiatan, pemberian keterangan mengenai segala tugas dan fungsi kepada seseorang ( pejabat yang lebih tinggi ) baik secara lisan maupun tertulis, sehingga yang menerima laporan memperoleh gambaran pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.( bawahan) 4. TINGKAT-TINGKAT MANAJER Manajer terdapat dalam sebuah organisasi / perusahaan, banyak manajer dalam perusahaan atau sering disebut sebagai manajemen yaitu merupakan kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas atau fungsi-fungsi manajemen,. masing –masing manajer mempunyai fungsi yang sama, tetapi dilihat dari corak kegiatannya terdapat perbedaan, sesuai dengan tingkatan manajer. Ada tiga tingkatan manajer dalam suatu organisasi / perusahaan, yaitu : a. Top Mnager ( Manajer tertinggi ) pucuk pimpinan, kategori ini adalah anggota- anggota board of manager ( dewan Direksi ) dan presiden perusahaan b. Middle Manager ( Manajer Menengah ) kategori ini adalah kepala bagian, kepala-kepal devisi dan kepala seksi c. Supervisory Manager au Firs Line Manager ( Manajer tingkat pertama ) kategori ini adalah kepala mandor, dan mandor. Dapat digambarkan tingkatan manajer, seperti di bawah ini : Top Manager Middle Manager . First Line Manager Gambar 01.01 Sesuai dengan perbedaan tingkat manajer, maka corak kegiatan manajer dapat dibedakan menjadi empat kriteria : - Board of Manager bergerak memimpin organisasi / perusahaan secara keseluruhan - Presiden memimpin para manajer agar terdapat team works - Depertemen/division memimpin pekerja yang meliputi bidang-bidangya - Superindent, general foreman dan forman memimpin para pekerja supaya melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan. BAB II TOKOH – TOKOH MANAJEMEN Manajemen dalam perkembangannya menunjukkan kemajuan, hal ini dipengaruhi berbagai bidang yang melatar belakanginya seperti kemajuan teknologi, bidang perekonomian dan ilmu pengetahuan serta penelitian para ahli. Manajemen dalam memecahkan permasalahan menurut Beishline dapat dikategorikan menjadi tiga yaitu ; - Manajemen konvensional - Manajemen Sistematis - Manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan Manajemen konvensional ( manajemen tradisional / manjemen untung-untungan) yaitu manajer dalam memecahkan permasalahan/persoalan mengacu tindakan – tindakan masa yang lalu / lampau. Berdasarkan pada tradisi. Kategori manjemen ini, pengalaman manajer memegang peranan penting, model ini termasuk manajemen yang kurang effektif dan effisien. Manajemen sistematis, yaitu merupakan langkah pertengahan majemen konvensional dan manajemen berdasarkan ilmu. Model ini manajer dalam memecahkan persoalan yang dihadapi yaitu berdasarkan pengalaman tetapi juga pengalaman orang lain yang mempunyai permasalahan yang sama. Apa yang digunakan orang lain berhasil dengan baik maka ia pedomani dan diterapkan. Manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan, ( menurut pendapat Beishline ) yaitu tidak menerima cara mengacu semata – mata masa yang lalu / lampau, bila berhasil baik. tetapi manajemen berdasarkan ilmu yaitu dalam memecahkan permasalahan berdasarkan membuat rumusan sebagai pedoman untuk bekerja, mengumpulkan dan pemeriksaan data-data, serta menganalisa agar membawa kepada rencana efektif. Menurut Spriegel dan Lanburgh manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan yaitu - Mengumpulkan data - Menganalisa data-data - Mempertimbngkan tujuan dengan mengacu kepada data-data yang terkumpul - Mengambil / menetapkan keputusan. Tetapi apabila pengumpulan data tidak memungkinkan maka dapat dipergunakan pengalaman masa yang lalu. Dan tidak berarti pengalaman yang lalu tidak diperlukan/diperhatikan. PENDAPAT AHLI MANAJEMEN BERDASARKAN ILMU Frederich Winslow Taylor ( 1856-1915 ) Taylor merupakan pakar manajemen dengan menerapkan ilmu pengetahuan dalam memecahkan suatu masalah organisasi / perusahaan. Dari hasil analisisnya lebih menerapkan perencanaan yang baik serta manajer di anjurkan untuk memperhatikan unsur manusia dan mesin. Taylor menghilangkan system coba-caba dalam memecahkan permasalahan dalam organisasi / perusahaan pada masa itu. Hasil karya Taylor yang terkenal dengan “ Scientific Management”, istilah ini banyak simpang siuran dalam intrepretasi sehingga Taylor mengemukakan bahwa hakekat scientific Management adalah revolusi mental karena menyangkut manajer dan karyawan. ( yang membuat istilah Scientific Management bukan Taylor sendiri ) Ada empat prinsip dalam scientific management ( Manajemen berdasarkan ilmu ), yaitu 1. Melenyapkan sistem coba-coba dan unsur –unsur pekerjaan harus diterapkan kemajuan ilmu pengetahuan 2. Memilih pekerja yang terbaik untuk setiap tugas tertentu serta melatih dan mendidiknya. 3. Setiap petugas itu menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan. 4. Membagi pekerjaan yang sebaik-baiknya antara pimpinan dan petugas . Hal prinsipil yang dikemukakan Taylor adalah manajer pelayan bagi bawahannya, bukan bawahan sebagai pelayan atasannya. ( saat itu bertentangan dengan pendapat umum ). Di dalam scientific management, tugas manajer harus mengetahui apa yang terbaik, yaitu dengan dasar penganalisaan, pengobservasian, dan percobaan-percobaan untuk menemukan hasil terbaik. Karya lainnya adalah “Division Surplus” saat itu terjadi pertentangan antara karyawan dan manajer, terjadi karena antara manajer atau pemilik dan karyawan sama-sama bekerja memproduksi sesuatu. Penjualan hasil produksi dikurangi biaya - biaya yang dikeluarkan maka dinamakan “Surplus”. Pembagian surplus inilah yang menjadi pertentangan antara pemilik/manajer dan karyawan. Karya lainnya adalah system organisasi dengan nama organisasi fungsional, Taylor membedakan dalam sebuah pabrik yaitu bagian perencanaan dan bagian pelaksanaan. Bagian perencanaan diberi nama Route Clerk, Instruction Card Clerk, dan Time and Cost Clerk. Bagian pelaksanaan diberi nama Gang Boss, Speed Boss, Repair Boss dan Inspector. Disamping itu untuk seluruh pabrik terdapat mandor dinamai Dicplinarian. Setiap ahli dan mandor berhak memberi instruksi kepada buruh sesuai dengan fungsinya, dan bertanggung jawab kepada atasannya sesuai dengan fungsinya pula. Taylor terkenal juga dengan system pengupahan disebut dengan “The Taylor Differential Rate System”. Pengupahan berdasarkan atas upah perpotong minimum dan upah perpotong maksimum. Upah perpotong minimum diberikan kepada pekerja yang menghasilkan lebih rendah atau sama dengan hasil standar. Sebaliknya upah perpotong maksimum upah yang diberikan kepada pekerja yang menghasilkan di atas standar. Hasil kerja standar adalah hasil kerja dengan kecakapan biasa.. Penetapan hasil kerja yaitu dengan melakukan penyelidikan terhadap sejumlah pekerja. . HENRY FAYOL ( 1841-1925 ) Ia pakar manajemen yang menitikberatkan pada organisasi lingkungan pemerintahan, prinsipnya karena semua administrasi dapat diterapkan kesemua organisasi. Pada fungsi organisasi lebih memperhatikan pada pimpinan tingkat atas. Fayol pakar manajemen dengan karyanya berjudul Administration Industriaelle et General diterjemahkan dalam bahasa inggris General and Industrial Management. Oleh Constance Storrs. Dalam karyanya Fayol mengemukakan prinsip-prinsip manajemen sebagai berikut : Division Of Responsibility, adanya pembagian kerja / spesialisasi, tujuannya adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dan lebih baik. Pembagian kerja memungkinkan pengurangan sasaran. Authority ( Wewenang ) and Responsibility ( Tanggung Jawab ) Wewenang adalah hak memberi instruksi-instruksi dan kekuasaan yang meminta kepatuhan. Fayol membagi atas Personal Authority sumber dari intelegensia, pengalaman, nilai moral, kesanggupan memimpin, pelayanan-pelayanan masa lalu dan sebagainya. dan Official Authority merupakan wewenang formal yang diterima dari instansi yang lebih tinggi. Responsibility yaitu tugas dan fungsi-fungsi yang dilakukan oleh seseorang pejabat, agar malaksanakan wewenang yang diberikan kapadanya. Apabila tidak dilaksanakan dengan baik maka diberikan sanksi. Dicipline adalah wujud dari kepatuhan adalah disiplin yakni melakukan apa yang menjadi kesepakatan bersama, baik tertulis maupun lisan. Tidak ada kemajuan kalau tidak dibarengi adanya disiplin bawahan maupun atasan. Unity of Command seorang pekerja harus menerima instruksi dari seorang atasan saja, pekerja tidak boleh menerima instruksi dari lebih dari satu atasan ( dualistis ). Instruksi yang sifatnya dualistis adalah merupakan sumber konflik yang tiada berakhir, sehingga seorang atasan harus mampu memperhatikan disemua lini. Unity of Direction merupakan persyaratan penting untuk kesatuan tindakan, kordinasi, kekuatan, dan memfokuskan usaha. Subordination of Individual Interest to General Interest kepentingan seorang pekerja tidak boleh di atas kepentingan perusahaan. Pekerja lebih memperhatikan kepada perusahaan dari pada kepentingan pribadi dalam bekerja. Remuneration of Personal, gaji pegawai adalah harga dari layanan yang diberikannya. Memberikan kepuasan baik kepada pegawai maupun perusahaan dan bersifat adil. Tigkat gaji dipengaruhi bebrapa faktor yaitu faktor biaya hidup, keadaan umum perusahaan, posisi ekonomi perusahaan termasuk tingkat pendidikan.. untuk memotvasi pegawai Fayol menganjurkan, memberikan bonus setiap tahun, yang merupakan pembagian keuntungan perusahaan. Disamping itu perusahaan memperhatikan kesejahteraan pekerja, keselamatan kerja, kenyamanan tempat kerja serta pelatihan, pendidikan untuk pengembangan pekerja. Centralization merupakan pembagian kekuasaan. Setralisasi berpusat pada satu kekuasaan. Apabila organisasi sifatnya masih kecil dapat diterapkan sentralisasi. Sebaliknya pada organisasi yang sudah besar diterapkan desentralisasi artinya adanya pembagian kekuasaan ke bawahan. Scalar of chain adalah rantai yang bermula dari atasan yaitu wewenang terakhir hingga pada tingkat terendah. Prinsip scalar of chain mempermudah komunikasi antar pegawai-pegawai setingkat. Atau sering disebut jembatan FAYOL. Order ketenangan dan ketertiban dalam perusahaan sangat diperlukan. Untuk itu haruslah ada tempat yang tegas bagi setiap pegawai dan setiap pegawai harus pada tempat yang ditetapkan. Menempatkan orang sesuai dengan tempatnya atau the right man in the right place. Equity untuk merangsang pegawai dalam bekerja dengan baik, mereka memerlukan keramahan dan keadilan. Kombinasi keduanya akan menambah nilai lebih menghasilkan equity sebagai modal secara non fisik. Stability of Turnover of Personal. Tidak adanya stabilitas kondisi personalia akan mempengaruhi kinerja, sering berubah – ubahnya atau pindah – pindahnya pegawai tidak akan pernah pekerjaan itu diselesaikan dengan baik. Hal ini perlu ada stabilitas kondisi personalia. Initiative merupakan kesanggupan dan kemampuan untuk berfikir dan mampu untuk melaksanakannya. Keberhasilan dan kemajuan perusahaan adalah inisitif pegawainya. Ecsprit de Corps persatuan adalah kekuatan. Keharmonisan dan persatuan personalia merupakan kekuatan bagi perusahaan. Ada dua bagian yang harus kita hindari, yaitu - Interpretasi motto yang salah ”Bagi-bagilah dan perintah” - Komunikasi tertulis Fayol juga mengemukakan, bahwa kegiatan dalam industri ada enam bidang, yaitu 1. Manjerial 2. Pembukuan ( termasuk statistik ) 3. Teknis ( Produksi ) 4. Komersial ( Pembelian, menjual dan melaksanakan pertukaran ) 5. Finansial ( Pencarian dan penggunaan modal secara optimal ) 6. Kepastian ( perhitungan harta dan manusia ) Robert Owen ( 1771-1858 ) Owen terkenal Bapak Manajemen Personalia karena perhatiannya terhadap pekerja. Ia menaruh perhatiannya pada faktor produksi dan tenaga kerja. Perhatiaannya juga pada mesin-mesin produksi harus diadakan perawatan, dan juga kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan pegawai dipengaruhi oleh keadaan intern maupun ektern perusahaan. Untuk itu atasan harus menaruh perhatian pada mesin dan pegawai. BAB III PERENCANAAN Pendapat tentang perncanaan yang dikemukakan ahli manajemen anatara lain : Newman, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Charles Bettleheim, dalam rencana terdapat dua elemen yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan. Beishline, perncanaan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, dimana, bagaimana, mengapa. Perencanaan, menentukan apa yang harus dicapai (penentuan waktu secara kualitatif) dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaiamana hal itu harus dicapai siapa yang bertanggung jawab, dan mengapa hal itu harus dicapai. Koontz dan O’Donnel, perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternative dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program. UNSUR-UNSUR PERENCANAAN Unsur-unsur perancanaan, ada enam pertanyaan yang harus dijawab yaitu 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ? 2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ? 3. Dimanakah tindakan itu harus dilaksanakan ? 4. Kapankah tindakan itu harus dilaksnakan ? 5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ? 6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ? Ada pendapat lainya mengenai unsur-unsur perencanaan yaitu 1. Tujuan perusahaan, yaitu tujuan harus jelas apa yang menjadi tujuan, baik tujuan material yaitu keuntungan perusahaan maupun tujuan moral, salah satunya yaitu memberikan kesempatan kerja. 2. Politik, yaitu membuat peraturan dan pedoman yang digariskan perusahaan untuk mencapai tujuan secara optimal 3. Prosedur yaitu urut pelaksanaan yang harus dilaksanakan oleh seseorang untuk melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan. 4. Budget yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk mencapai hasil yang direncanakan yang dinyatakan dalam angka. Salh satunya adalah budget produksi. 5. Program yaitu kombinasi dari politik, proswedur dan budget, untuk menetapkan tindakan masa yang akan datang. SIFAT RENCANA YANG BAIK Rencana yang baik mengandung unsure sebagai berikut : 1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas artinya mudah dipahami, meniadakan penafsiran yang berbeda dan dapat dimengerti maksudnya oleh setiap orang 2. Fleksibel artinya mudah beradaptasi bila ada perubahan, karena keadaan tak terduga sebelumnya. Sehingga hanya merubah seprlunya saja tidak merubah seluruhnya. 3. Mempunyai stabilitas artinya tidak perlu dirubah-ubah atau tidak dipakai sama sekali adanya konsistensi. 4. Ada dalam pertimbangan artinya pemberian waktu dan faktor-faktor produksi seimbang dengan kebutuhannya. 5. Meliputi semua tindakan yang diperlukan artinya rencana harus luas dan menyeluruh yang meliputi tindakan yang diperlukan sehingga terjaminnya kordinasi dari semua unsur dan tindakan yang diperlukan. PROSES PEMBUATAN RENCANA Langkah-langkah perencanaan - menetapkan tugas dan tujuan - mengbsevasi dan menganalisis - mengadakan kemungkinan-kemungkinan - membuat sintesis - menyusun rencana PEMBUAT RENCANA Manajer dapat menugaskan orang – orang atau badan tertentu untuk membuat rencana. Pembuatan rencana dapat ditugaskan kepada ; Panitia Perencana, Bagian Perencanaan, Tenaga staf. Panitia Perencana, karena keterbatasan manajer dari segi waktu, pengetahuan tertentu maka manajer dapat menunjuk orang-orang tertentu, dibentuk panitia, dapat dari kepala -kepala bagian, atau pakar dari luar perusahaan. Atau campuran dari keduanya. Pegawai perusahaan sebaiknya di ikut sertakan agar dapat dukungan. Bagian perencanaan, perencanaan dalam perusahaan merupakan tugas yang terus menerus dan komplek. Karena hal tersebut maka bagian perencanaan. Tugasnya hanya khusus merencanakan tugas sesuatu. Biasanya dalam perusahan yang berhubungan dengan tugas bagian produksi. Tenaga Staf, karena keterbatasan manajer dari segi waktu, pengetahuan tertentu maka manajer dapat mendelegasikan kepada tenaga ahli, dan berpedoman kepada apa yang telah digariskan manajer. Tenaga ahli adalah bagian perencanaan yang dapat berfikir dan dapat melihat ke depan dan dapat menganalisis fakta-fakta yang ada. Tenaga staf tugasnya menganalisis fakta-fakta kemudian merencanakan sesuatu guna diserahkan kepada manajer. MENENNTUKAN TUJUAN PERUSAHAAN Fase pertama dalam perencanaan adalah menentukan tujuan. Dalam menentukan tujuan tidak saja satu tujuan, tetapi pada kenyataannya perusahaan dihadapkan berbagai multi tujuan. Tujuan dapat juga berbeda-beda ada tujuan secara keseluhan ada pula tujuan bagian-bagian atau unit-unit kecil. Dalam menentukan jumlah tujuan, yang harus diingat adalah kemampuan perusahaan merealisasikan tujuan. Disamping itu factor kemampuan perusahahan yakni tersedianya peralatan, ketepatan waktu realisasi tujuan, unit-unit aktivitas dalam perusahaan. PERENCANAAN STRATEGI Dalam menghadapi kompetitor yang ketat, perusahaan dituntut adanya perencanaan yang solid. Yaitu perencanaan strategi. Perencanaan strategi adalah suatu perencanaan ke depan yang ditetapkan untuk dijadikan pegangan, mulai dari tingkat korporet, unit bisnis, produk dan situasi pasar. Tujuan perncanaan strategi adalah 1. Mengukur dan manfaatkan peluang untuk mencapai tujuan 2. Membantu beban dan tugas manajer serta inplementasinya 3. Agar terkordinasi dalam aktivitas 4. Dasar memonitor terhadap perubahan-perubahan yang terjadi, dan dapat menyesuaikan 5. Sebagai evalusi perencanaan ke depan Dasar Perencanaan Strategi 1. Perencanaan intuitif antisipatif, yaitu perencanaan berdasarkan pengalaman masa lalu, peertimbangan, dan cara berfikir reflektif 2. Perencanaan jangka panjang formal yaitu perencanaan berdasarkan prosedur, penelitian, melibatkan banyak orang dan menghasilkan seperangkat rencana tertulis. Proses perencanaan strategi Proses ini adalah proses pengenalan situasi yaitu mengenai 1. Harapan masyarakat, yang termasuk ini adalah, harapan pemegang saham, pelanggan, pemasok, kreditur, komunitas 2. Harapan perusahaan, yang termasuk ini adalah harapan manajemen puncak, manajemen lain, karyawan. 3. Data dasar, yang termasuk ini adalah prestasi masa lalu, situasi saat ini dan peramalan. 4. Analisis SWOT, yang termasuk ini adalah ( Strenght, weekness, opportuinity, treat ) kekuatan perusahaan, kelemahan perusahaan, peluang lingkungan, ancaman lingkungan Ciri-ciri Perencanaan Strategi 1. Sarana pengambilan keputusan yang penting bagi perusahaan 2. Periode waktu, meliputi jangka pendek dan panjang 3. Walaupun proses menghasilkan dokumen tertulis berkala namun proses tersebut merupakan kegiatan manajemen puncak yang berlangsung terus-menerus 4. Meliputi setiap unsur bisnis dan meberikan dasar bagi implementasi. Karakteristik Perencanaan Strategi 1. Keputusan sekarang berkaitan dengan situasi kedepan 2. Memperhatikan rangkaian konsekuensi sebab akibat sepanjang waktu 3. memperhatikan rangkaian tindakan alternative yang terbuka dimasa yang akan dating. 4. mengidentifikasi secara sistematis tentang peluang dan ancaman di masa yang akan dating 5. Merupakan suatu proses penentuan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan 6. Proses pemikiran, latihan intelektual dari prosedur, struktur dan teknis 7. Struktur yang mengindentifikasi rencana strategi dengan rencana operasional jangka pendek. . . BAB IV PENGORGANISASIAN / ORGANISASI 1. PENDAPAT TOKOH MANAJEMEN Organisasi berasal dari “organon” atau “organum” yang berarti alat/bagian/ang gota/badan Pendapat ahli tentang organisasi antara lain : James D. Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Chester I Barnard, Organisasi adalah sebagai suatu system dari pada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dari pengertian tersebut di atas nampak terdapat adanya unsure-unsur organisasi, yang meliputi : 1. Kumpulan orang-orang / dua orang atau lebih 2. Keterikatan kerja sama secara formal / kesepakatan 3. Tujuan yang hendak dicapai bersama 4. Terdapat hubungan pembagian tugas dan pendelegasian wewenang ( bawahan dan atasan ) 2. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI 1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas Tanpa tujuan yang jelas sulit untuk mencapai tujuan, untuk itu setiap organisasi harus merumuskan tujuan yang jelas yang hendak dicapai. 2. Tujuan harus dipahami oleh setiap anggota Tujuan yang telah dirumuskan disosialiasakan kepada anggotanya, sehingga mereka dapat memahaminya.apa yang harus dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tersebut. 3. Tujuan harus diterima oleh semua pihak Hal ini diperlukan agar anggota dapat mengkur kemampuan untuk mencapai tujuan. 4. Kesatuan arah ( Unity of Direction ) Maksud semua kegiatan, sumber daya, pemikiran dirahkan kepada pencapaian tujuan yang efektif dan effisien. Hal ini dapat diwujudkan dengan koordinasi,intergrasi, sinkronisai, simplifikasi. 5. Kesatuan perintah ( Unity of Command ) Setiap bawahan hanya mempunyai satu orang atasan langsung. Yaitu sesuai dengan fungsinya masing-masing atau garis komando. 6. Pembagian tugas dan orang yang tepat Dalam suatu tugas dan pekerjaan memerlukan orang yang sesuai dengan keahliannya. Atau spesialisasi. Hal ini sering dikenal dengan “The Right Man In The right Place” menempatkan orang sesuai dengan tempatnya ( keahliannya ) 7. Pelimpahan Wewenang Wewenang adalah hak menyuruh / melarang orang lain untuk bertindak atau menggunakan suatu sumber daya. Di dalam organisasi dituntut adanya sebgian wewenang dilimpahkan pada unit orgaisasi / bawahan. Seorang atasan Tidak mungkin mampu melaksanakan semua tugas, beban kerja pimpinan menjadi ringan, memudahkan melaksanakan pengawasan, penyebaran kegiatan pada seluryh bagian organiasai dan adanya kepercayaan pihak atasan kepada bawahan. 8. Keseimbangan antara tugas dan tanggung jawab Setiap tugas yang diberikan kepada seseorang mempunyai konsekwensi, yaitu berupa tanggung jawab. Bila diberi tugas besar tanggung jawabnyapun besar. Untuk itu perlu adanya keseimbangan antara tugas dan tanggung jawab antara individu / unit organisasi satu dengan yang lainnya, Tanggung jawab adalah sesuatu yang harus dilaporkan atas peristiwa / kegiatan yang dilakukan. Hal ini mengandung resiko /sanksi/ hukuman dengan tugas dan wewenang bagi yang telah diberikan kepada seseorang. 9. Keserasian antara balas jasa dan jasa Adanya tugas dan tanggung jawab serta keberhasilan atas prestasi kerja harus dibarengi adanya balas jasa / imbalan jasa. Yang penting ada prinsip adil dan layak artinya upah/gaji dibayar kepada karyawan sesuai dengan prestasi kerja yang telah dicapainya. 10. Pembagian pengawasan dalam organisasi Dalam organisasi perlu adanya pembagian pengawasan kegiatan secara tegas dan jelas, dalam jangkauan pengawasan pelaksanaan pekerjaan. ( Span Of Control ) 3. BENTUK-BENTUK ORGANISASI Berdasarkan garis wewenang, hubungan kerja dan tanggung jawab, maka organisasi terbagi menjadi 1. Organisasi Garis Mempunyai ciri-ciri yaitu : - Jumlah tenaga kerja relative kecil - Terdapat hubungan garis perintah dan pertanggungjawaban tunggal - Pengambilan keputusan dapat lebih cepat - Belum terbentuk spesialisasi, dan karyawan saling kenal saling membantu.. Kelemahan bentuk garis - Organisasi tergantung pada satu pimpinan saja. - Keberhasilan/kehancuran akan terletak kemampuan pemimpin lini saja. - Pemimpin cendrung bersifat otokratis - Pengembangan tenaga kerja terhambat. Organisasi ini cocok untuk organisasi tyang relative kecil.( tenaga kerja, dana, alat-alat dan lain-lain ) 2. Organisasi Fungsional Mempunyai ciri-ciri yaitu - Setiap atasan dapat berhak memerintah semua tenaga kerja dalam unit organisasi setingkat di bawahnya. - Tenaga kerja bekerja berdasarkan spesialisasi bersifat fungsional. - Pembagian tugas dan pembentukan fungsi dalam kerja lebih jelas. - Pengembangan tenaga kerja kearah pembentukan bidang suatu kerja.. Kelemahan bentuk fungsional - Sulit diadakan Tour Of Duty tenaga kerja karena adanya spesialisai - Kurang jelas system perintah dan tanggungjawaban - Tidak adanya kesatuan perintah - Sulit dilakukan kordinasi dalam kerja . 3. Organisasi Garis dan staf Bentuk organisasi ini yaitu penggabunagan antara organisasi garis dengan penambahan unit staf fungsional. Bentuk ini biasanya dipergunakan dalam organisasi yang sudah besar, luas daerah kerjanya, dengan tugas yang komplek. Pengangkatan staf berdasarkan yang mempunyai keahlian dibidangnya. Tugasnya adalah memberikan masukan, nasihat dan sasaran serta pendapat kepada manajer lini.( garis ) 4. Organisasi fungsi dan staf Bentuk organisasi ini adalah campuran organisasi fungsional dan pemanfaatan staf ahli. Tugas staf ahli membantu manajemen fungsional memecahkan permasalahan yang dihadapi. 4. ORGANISASI FORMAL DAN ORGANISASI INFORMAL Organisasi formal Organisasi formal ( organisasi statis ) yang memenuhi unsur-unsur organisasi, yaitu mekanisme formal pola hubungan tetap diantara fungsi-fungsi, orang-orang dan kedudukannya dalam organisasi. Unsur-unsur lain dalam struktur organisasi meliputi - Spesialisasi kerja ( tugas-tugas individu / kelompok ) - Standarisasi kerja ( Prosedur-prosedur kerja) - Kordinasi kegiatan dalam unit organisasi - Sentralisasi / desentralisasi yang menunujukkan kekuasaan dalam pengambilan keputusan - Ukuran satuan kerja ( Sumber daya ) dalam kegiatan dan kerja. Bagan Struktur Organisasi - Adanya pembagian kerja yang digambarkan dalam kotak / lingkaran diisi orang dalam satuan kerja - Adanya rantai perintah dari atasan dan bawahan - Dapat menggambarkan jenis pekerjaan yang dilakukan - Adanya pembagian/pengelompokan pekerjaan - Dapat menggambarkan tingkatan pekerjaan Bentuk bagan organisasi seperti ; bentuk piramda, bentuk vertical, bentuk horizontal, dan bentuk lingkaran. Organisasi informal Organisasi informal tidak memenuhi unsur-unsur sebagai organisasi tapi secara tidak sadar dapat mengacu pada tujuan organisasi formal. Menurut Herbert A. Simon bahwa organisasi merupakan hubungan antar pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi pembuatan keputusan tetapi tidak diwujudkan secara formal. Hubungan ini hanya memenuhi kebutuhan pribadi dan sosial diantara tenaga kerja dalam rangka membantu menyelesaikan tugas. Setelah terbentuknya wadah organisasi, langkah selanjutnya adanya proses atau yang sering dikenal dengan pengorganisasian sebagai proses. Organizing adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, uang, dalam rangka membentuk satu kesatuan organisasi untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian yaitu merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujan organisasi, sumber daya – sumber daya yang dimiliki maupun lingkungan ekternal yang terkait. Pengorganisasian dalam rangka untuk mencapai tujuan secara effektif dan efisien. Untuk itu perlu adanya, merancang struktur organisasi, mengatur, mengelompokkan, membagi – bagi tugas pekerjaan ke dalam unit organisasi. Aspek – aspek pengorganisasian - Depermentalisasi yaitu sekiranya pekerjaan, kegiatan yang serupa dan saling keterkaitan dikelompokan ke dalam satuan unit kelompok kerja - Pembagian kerja yaitu memecah-mecah pekerjaan kepada setiap anggota organisasi sehingga mereka bertanggang jawab dan melakukan pekerjaan seauai dengan yang menjadi tugasnya. - Kordinasi yaitu proses menyatupadukan semua kegiatan dan sasaran unit-unit organisasi yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan secara baik dan effisien. - Rentangan manajemen, yaitu kemampuan seorang atasan membawahi, mengawasi /mengendalikan kegiatan, agar seseorang melakukan pekerjaan dan dapat dikendalikan secara efektif. Tujuan dan keguaan pengorganisasian - Untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu - Untuk mengetahui berapa jumlah tenaga manusia dan jenis alat, perlengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas - Sasaran yang hendak dicapai - Untuk meningkatkan spesialisasi kerja - Untuk mempermudah pertanggungjawaban atas pekerjaan yang telah dilimpahkan kepada bawahan. BAB V WEWENANG ( AUTHORITY ), PENDELEGASIAN WEWENANG Wewenang adalah hak yang diberikan kepada seseorang untuk bertindak atas nama dan atau dapat bertindak melakukan perintah kepada orang lain agar melakukan pekerjaan atau tidak melakukan pekerjaan. wewenang, ada dalam setiap organisasi atasan dan bawahan untuk mendukung pekerjaan yang efektif dan effisien. Ada beberapa teori mengenai wewenang, yang melekat pada seseorang ; Tori Formal ( Teori Klasik ). menyatakan bahwa wewenang berasal dari tinggakatan masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian di turunkan ketingkat yang lebih rendah. Contoh : Sebuah manajer perusahaan memperoleh wewenang dari pemilik perusahaan yaitu pemegang saham. Teori Penerimaan ( Acceptance Theory ) Menyatakan wewenang ada pada seseorang apabila kepemimpinan dan perintahnya diterima dan dilaksanakan oleh bawahannya. Bahwasanya sumber wewenang ada pada pihak penerima. Apabila perintahnya tidak dilaksanakan oleh bawahannya maka seseorang tidak tersebut tidak mempunyai wewenang. Contoh : seorang Supervisor memerintah karyawan perusahaan, tetapi karayawan tersebut tidak menjalankan perintah. Hal ini bererti supervisor kehilangan wewenang. Menurut Chesner I barnard bahwasanya seseorang menerima wewenang manakala memenuhi : - Ia memahami perintah tersebut - Ia percaya bahwa perintah tersebut sesuai dengan tujuan organisasi - Ia yakin perintah itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya - Ia mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya - Perintah tersebut berada pada batas-batas yang wajar. Terjadinya wewenngan terdapat pada seseoarang dapat dibedakan sebagai berikut : Wewenang Balas Jasa ( Reward Power ) Wewenang dimiliki seseorang karena mereka dipengaruhi dengan adanya kemampuan memberikan balas jasa atas perintah. Wewenang Paksaan ( Coercive Power ) Suatu wewenang yang ditentukan oleh kemampuan seseorang untuk menghukum atas pelanggaran. Wewenang Sah ( Legitimate Power ) Wewenang yang tercipta karena dipengaruhi oleh hak pemberi perintah dan harus melaksanakan bagi penerima perintah secara formal. Wewenang Teladan ( Referent Power ) Ada pada seseorang yang dipengaruhi oleh keinginan bawahan meniru / mencontoh pemberi perintah. Wewenang Ahli ( Expert Power ) Ada pada seseorang yang dipengaruhi oleh keahlian seseorang ( pemberi perintah ) pada bidang tertentu DELEGASI WEWENANG Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Pihak yang diberi delegasi wewenang harus mempertanggung jawabkan melapor kepada atasan. Kegiatan dalam proses delegasi - Kegiatan pendelegasi yaitu kegiatan merumuskan dan menetapkan tujuan-tujuan delegasi oleh pemberi delegasi - Pendelegasian yaitu kegiatan melimpahkan wewenang kepada para bawahan yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas pekerjaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. - Penerima delegasi yaitu kegiatan bawahan yang diberi delegasi wewenang, untuk menjalankan tugas pekerjaan. Prinsip-prinsip delegasi yang efektif - Prinsip scalar yaitu bahwa dalam pendelegasian wewenang harus memperhatikan jalur-jalur wewenang yang jelas dan berjalan dari tingkatan ketingkatan secara teratur. Dengan demikian akan memperoleh kejelasan, yaitu kepada siapa memberikan delagasi, dari siapa menerima delegasi dan kepada siapa harus membuat pertanggung jawaban atas delegasi yang ia terima tersebut. - Prinsip delegasi penuh yaitu pemberian delegasi harus secara penuh dan semua tugas harus dubagi antara anggota organisasi sehingga akan dapat dihindari adanya kesenjangan ( gap ) Keuntungan delegasi efektif - Menghasilkan keputusan yang baik dan cepat - Memaksa bawahan mempunyai tanggungjawab membuat keputusan - Meningkatkan kemampuan bawahan melaksanakan tugas - Meningkatkan percaya diri bagi para bawahan - Memberikan kesempatan yang lebih banyak kepada atasan berfikir strategis. Hambatan pelaksanaan delegasi - Perasaan ketidakpastian artinya rasa kehawatiran pemberi delegasi atas jaminan kepastian pencapaian tugas kewajiban yang telah dilimpahkan. - Ketidakmampuan Manager mendelegasikan dengan baik atau bawahan tidak / belum siap menerima delegasi - Aspek kepercayaan, atasan dan bawahan sering terdapat unsur kecurigaan yang sifatnya pribadi, sehingga menumbuhkan kepercayaan antara pendelegasi dan penerima delegasi membutuhkan waktu. BAB VI PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI ( STAFFING ) Setiap organisasi terdapat orang / manusia, yaitu sebagai orang yang melakukan pekerjaan tugas dalam organisasi. Untuk itu perlu adanya pengelolaan yang baik agar pekerjaan dijalankan dengan baik dan efektif. Fungsi opersional personalia adalah pengadaan personalia, pengembangan personalia, pengupahan personalia, penginttegrasian dan kesejahteraan personalia., pemeliharaan personalia agar melaksanakan kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengadaan personalia Proses usaha memperoleh sumber daya manusia untuk mengisi struktur organisasi yang telah dirumuskan pada fungsi pengorgasian. Langkah pengadaan personalia dapat dilakukan dengan - Perencaan kebutuhan personalia yaitu penentuan kebutuhan atas dasar kuntitatif ( brdasarkan frekwensi pekerjaan dan luas ruang lingkup organisasi ) maupun kualitatif ( deskripsidan syarat-syarat jabatan dan atas pekerjaan ) - Recruiting ( penarikan calon personalia ) yaitu proses memperoleh personalia / pencari kerja tertarik untuk bekerja. dapat diperoleh dari dalam orgainsasi maupun diluar organisasi. - Seleksi calon personalia yaitu proses alternative dari berbagai calon pelamar kerja agar didapat sesuai kebutuhan / cocok dengan organiasasi. - Penempatan personalia yaitu usaha menempatkan orang pada pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, agar dapat bekerja dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi. Pengembangan personalia Proses meningkatkan kemampuan pesonalia yang telah bekerja dalam organisasi, baik peningkatan kemampuan pengatahuan, ketrampilan, kepemimpinan dan pendidikan maupun kemampuan lainnya. Pengembangan dapat dilakukan melalui, lokakarya, study kasus, seminar, kursus-kursus atau mengirim ke lembaga – lembaga pedidikan dan lain - lain. Ukuran keberhasilan pengembangan personalia adalah adanya peningkatan produktifitas kerja, peningkatan moral, loyalitas, disiplin, inisiatif, inovatif dalam bekerja., berkurangnya kecelakaan kerja, perputaran kerja. Pengupahan personalia dalam kerja Adalah proses penentuan pengupahan kepada personalia / pegawai atas jasa yang diberikan kepada perusahaan / organiasasi. Pengupahan timbul karena adanya hubungan pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh pegawai. Bentuk – bentuk upah - Upah berupa uang meliputi gaji, incentive dan pembayaran lain dalam bentuk uang tunai ( alat pembayaran resmi ) - Upah berupa natura yaitu barang yang diberikan kepada pegawai seperti beras, gula, pakaian, obat-obatan dan lain-lain. - Upah berupa kenikmatan, bukan uang bukan barang yaitu berupa berbagai fasilitas, antar jemput, poliklinik, perumahan dinas dan lain-lain. Integrasi personalia Proses usaha menyatukan semua sumber daya untuk dapat saling mendukung pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Yaitu menyatupadukan orang dengan pekerjaan, orang dengan alat dan bahan kerja dan lain sebagainya. Integrasi personalia perlu adanya yang memotivasi, kepemimpinan dan pengelolaan konflik dalam kerja dan adanya komunikasi antara atasan dengan bawahan, maupun bawahan dengan bawahan.. Pemeliharaan personalia ( mempertahankan personalia ) Usaha mempertahankan personalia agar tetap bekerja dapat dilakukan dengan : - Secara kontinyu menjaga pelaksanaan fungsi-fungsi pengembangan, pengupahan, integrasi secara konsisten - Program kesehatan, keselamatan kerja, olah raga, rekreasi personalia dengan keluarga dll. BAB VII PENGARAHAN - PERINTAH ( DIRECTING ) PENGARAHAN / PERINTAH Fungsi pengarahan adalah fungsi yang dilakukan oleh seorang pimpinan. Yaitu bagaimana menggerakkan orang lain melakukan pekerjaan agar tujuan organisasi dapat terealisasi. Perintah adalah suatu instruksi resmi dari seorang atasan kepada bawahan untuk mengerjakan atau untuk tidak melakukan sesuatu, guna merealisasi tujuan kepada realisasi tujuan perusahaan. Bahwa pemimpin adalah orang yang menghasilkan sesuatu melalui bawahan. Hal yang harus diperhatikan adalah tujuan memberikan perintah tersebut. Dari pengertian-pengertian di atas ada empat unsur perintah: - Instruksi resmi maksudnya baik lisan maupun tertulis, perintah bersifat resmi, bila melakukan perintah adalah orang yang mempunyai wewenang itu. - Dari atasan kepada bawahan, suatu perintah datang dari atasan bukan sebaliknya. Bawahan yang diperintah adalah bawahan atasan yang bersangkutan, tidak boleh dari atasan yang lain. - Mengerjakan atau tidak mengerjakan suatu hal, pimpinan adalah orang yang membawa hasil melalui bawahan yaitu realisasi tersebut adalah memberikan perintah mengerjakan sesuatu atau tidak mengerjakan. - Merealisasi tujan perusahaan, perintah itu mempunyai tujuan akhir yaitu merealisasikan tujuan perusahaan. Perintah merupakan cara mengkordinasikan segala tindakan agar segala macam kegiatan diarahkan kepada suatu tujuan perusahaan. Tujuan pemberian perintah Pimpinan memberi perintah dengan maksud ; - Agar bawahan mengerti tujuan, untuk itu dalam memerintah bawahan tidak boleh sewenang-wenang dan bawahan harus benar-benar mengerti apa yang menjadi tujuan dalam perintah itu. - Untuk mengkordinasi bawahan, kegiatan harus satu arah yaitu kepada tujuan perusahaan. Apabila ada kegiatan yang menyimpang segera diarahkan, atau dalam kegiatannya perlu dibimbing. - Menjalin hubungan baik, maksudnya adalah adanya komunikasi antara atasan dan bawahan. Dengan adanya komunikasi diharapkan muncul ide-ide dari bawahan. - Memberikan pendidikan kepada bawahan. Memberikan tugas kepada bawahannya harus berhubungan dengan maksud menambah pengetahuan bawahan yang menerima perintah. - Berhubungan dengan pengawasan, apabila bawahan menyimpang dalam melakukan kegiatan akan segera dapat diketahui, apa yang diperintahkan atasan kepada bawahan haruslah diawasi. PERINTAH SATU ASPEK DARI KOMUNIKASI . Komunikasi adalah proses pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain atau proses usaha seseorang untuk memberikan pengertian sesuatu melalui pengiriman pesan dengan simbol-simbol kepada orang lain. Untuk merealisasi tujuan perusahaan harus adanya komunikasi / hubungan baik, diantaranya adalah hubungan atasan dan bawahan atau hubungan setingkat sesama atasan, sesama bawahan Bentuk Perintah Secara umum perintah dapat dibedakan menjadi perintah lisan dan perintah tulisan. Perintah lisan adalah perintah yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung dari atasan kepada kepada bawahan dengan menggunakan sarana komunikasi lisan / perkataan lisan sedang perintah tertulis penyampaian dengan sarana komunikasi tertulis. Perintah lisan dipergunakan dalam keadaan sebagai berikut : • Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana • Tugas tersebut bersifat rutin ( bawahan pernah melakukan pekerjaan / menerima perintah yang sama ) • Dalam keadaan darurat / mendesak • Perintah dapat selesai dalam waktu singkat • Sebagai penjelasan atas perintah tertulis • Untuk menjelaskan perintah adalah buta huruf • Apabila bawahan yang diperintah adalah buta huruf Kebaikan perintah lisan • Tidak membutuhkan banyak waktu untuk mempersiapkannya atau tidak memerlukan persiapan khusus • Mempunyai kemungkinan untuk menjelaskan hal-hal yang kurang jelas • Dapat dipergunakan kepada banyak orang • Sebagai sarana penjelasan yang dapat segera dicerna oleh bawahan. Kekurangan perintah lisan • Sulit dapat dipertanggungjawabkan secara formal jikalau terdapat penyimpangan terhadap pelaksanaan oleh bawahan atas yang diberikan kepadanya. Perintah tertulis dipergunakan dalam keadaan sebagai berikut : • Pekerjaan yang sangat banyak dan komplek • Bawahan memerlukan keterangan yang rinci atas perintah atasan • Bawahan bekerja berada dalam jarak tempat yang jauh ( di tempat lain ) • Bawahan dengan berbagai kesibukan sering melupakan pekerjaan yang telah diperintahkan secara lisan • Perintah tersebut dipergunakan sebagai pedoman kerja untuk bagian ( unit organisasi ) atau menyangkut unit organisasi ( orang ) lebih dari satu. Kebaikan perintah tertulis • Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran • Adanya perintah tertulis menyebabkan orang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya • Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan di seluruh unsur organisasi. Kekurangan perintah tertulis • Memakan waktu • Menelan biaya • Infleksibilitas Perintah dapat digolongkan atas dasar macam-macam situasi dan penerima perintah antara lain : - Jenis demand, hendaknya dihindarkan kecuali dalam keadaan darurat atau luar biasa. Perintah semacam ini dapat memperoleh tindakan yang segera daripada pegawai yang luntur semangatnya. Dalam keadaan yang normal pemberian perintah semacam ini hanya akan menimbulkan suasana tegang. - Jenis request, sering berikan dalam keadaan situasi kerja normal. Perintah semacam ini akan lebih berhasil jika diberikan kepada pegawai-pegawai yang berpengalaman atau pegawai-pegawai yang mudah tersinggung. - Jenis suggestion, kerapkali diberikan untuk mendorong timbulnya inisiatif, pula dalam hal kita menghadapi pegawai-pegawai yang kompeten dan pegawai-pegawai yang segera mau menerima tanggung jawab. - Jenis valunter, sering diberikan untuk tugas - tugas dimana pegawai-pegawai biasanya enggan untuk melaksanakannya, misalnaya tugas-tugas pada waktu pegawai sedang beristirahat. Prinsip-prinsip perintah - Perintah harus jelas dan dimengerti oleh bawahan - Perintah diberikan satu - persatu - Perintah harus positif - Perintah harus diberikan kepada orang yang tepat - Perintah harus erat dengan motivasi - Perintah satu aspek berkomunikasi BAB VIII KEPEMIMPINAN ( LEADING ) Kepemimpinan dan manejemen seringkali disamakan pengertiannya. Tetapi keduanya terdapat perbedaan, pada hakikatnya kepemimpinan mempunyai pengertian agak luas dibandingkan dengan manajemen. Manajemen merupakan jenis pemikiran yang khusus dari kepemimpinan dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Pendapat George R. Terry. Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi perilaku orang lain kearah tercapainya tujuan tertentu. Pendapat Fiedler. Kepemimpinan merupakan pola hubungan antara individu-individu yang menggunakan wewenang dan pengaruhnya terhadap sekelompok orang agar bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Peranan pemimipin / manajer Seorang pimpinan secara status dan otoritas dan berhubungan antar pribadi, manajer mempunyai peran sebagai berikut : 1. Peranan hubungan pribadi ( Interpersonal Role ), terbagi menjadi 3 peran - Peran sebagai Figurehead yaitu peranan yang dilakukan untuk mewakili organisasi yang dipimpinnya di dalam kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal / serimonial. (misal : menghadiri undangan-undangan, mendatangi upacara-upacara) - Peranan sebagai Pemimpin ( Leader ), pimpinan bertindak sebagai melakukan hubungan interpersonal dengan yang dipimpin.peranan manajer memotivasi, mengembangkan, dan mengendalikan. - Peran sebagai Pejabat Perantara ( Liaison Manager ), manajer melakukan interaksi dengan teman sejawat, staf dan orang lain diluar organisasinya untuk mendapatkan informasi serta melakukan sesuatu dengan memberikan sesuatu untuk memperoleh sesuatu. 2. Peranan yang berhubungan dengan informasi ( Informational Role ) Karena pemimpin sering berhubungan keluar dan mendapat informasi, pemimpin dipandang sebagai pusat informasi bagi organisasinya. Peranan ini terdiri dari peranan sebagai berikut : - Sebagai Monitor peranan ini mengidentifikasi seorang manajer sebagai penerima dan pengumpul informasi, agar ia mampu mngembangkan suatu pengertian yang baik dari organisasi yang dipimpinnya, dan pemahaman yang komplit tentang lingkungannya, menjadi tahu kapan suatu informasi harus diberikan untuk keperluan pembuatan keputusan. - Sebagai Dessiminator, kepemimpinan harus mampu berperan sebagai tranmsi informasi ke dalam organiasasi yang dipimpinya. Ia melakukan penyampaian informasi dari luar ke dalam organisasinya, Informasi yang disebar oleh manajer dapat dibedakan dua tipe, yaitu kenyataan dan nilai. Kenyataan,adalah informasi diterima manajer karena jabatan atau otoritas formal, dan informasi dapat diteruskan kepada stafnya yang berhubungan dengan informasi tersebut. Contoh manajer dapat undangan seminar yang berhubungan ISO maka undangan ini dapat diteruskan kepada asisten bidang ISO. Adapun informasi berdasarkan nilai adalah informasi yang berhubungan dengan acuan-acuan tertentu yang perlu diketahui oleh stafnya atau bawahan. Contoh pernyataan tentang nilai kejujuran, nilai kejujuran ini kemudian di informasikan kepada bawahannya, agar bawahan agar menjadi pegawai yang jujur. - Peranan sebagai juru bicara ( Spokesman ), Pemimpin menyampaikan informasi keluar lingkungan organisasi dan manajer secara formal bertindak atas nama organisasinya. 4. Peranan sebagai pembuat keputusan ( Decisional Role ) Manajer terlibat langsung dalam pembuatan strategi organisasi dan merupakan proses saling berhubungan dengan keputusan-keputusan dibuat secara signifikan dan berhubungan. Keterlibatan manajer dalam pembuatan keputusan disebabkan - Manajer secara otoritas harus melakukan tindakan-tindakan penting atau hal-hal yang baru dalam organisasi - Manajer sebagai pusat informasi, membuat keputusan yang terbaik. - Manajer sebagai pusat kontrol atas semua Keputusan –keputusan strategi yang akan diambil.. Menurut Henry Mintzberg. Ada empat peranan manajer, yang dikelompokkan ke dalam pembuatan keputusan, -yakni - Peranan sebagai intrepreneur , manajer sebagai pemrakarsa dan perancang dari banyak perubahan- perubahan ( dilihat dari semua pekerjaan Mangerial ), peranan sebagai penghalau ganguan ( Disturbande Handler ), yaitu peranan ini manajer bertanggung jawab atas terancam bahaya. Biasanya perbuatan-perbuatan, peristiwa-peristiwa sebelumnya tidak diketahui sehingga kemungkinan timbulnya ganguan atau krisis. Maka jika terjadi ganguan tindakan koreksi datang dari manajer. misal : akan dibubarkan, terkena gosip, ganguan lingkungannya, dan sebagainya.. peranan sebagai pembagi sumber ( Resource Allocator ) yaitu peranan memutuskan dan mendistribusikan sumber ( uang, peralatan, waktu, reputasi dsb ) kebagian-bagian organisasi. Manajer melihat kedepan alokasi sumber tersebut sehingga alokasi dapat diberikan sebaik mungkin dan bermanfaat sesuai dengan program dan rencana. Peranan sebagai negosiator, manjer harus aktif partisipasi dalam negosiasi, yaitu negosiasi pihak extern maupun invidu-individu intern . dalam negosiasi manajer menyusun strategi yang menguntungkan bagi organisasnya. Tugas pemimpin 1. Menetukan tujuan pelaksanaan ( ukuran keberhasilan kerja ) 2. Melengkapi pekerjaan dengan sumber daya –sumber daya yang dimiliki organisasi perusahaan 3. Mnegkomunikasikan tentang harapan mereka 4. Memberikan hadiah yang sepadan agar bawahan berprestasi 5. Mendelegasikan wewenang dan mengundang partsipasi bawahan 6. Menghilangkan hambatan-hambatan yang dihadapi 7. Menilai pekerjaan dan mengkomunikasikan dengan bawahan 8. Menunjukkan perhatiannya pada bawahan. Tipe – tipe / gaya-gaya kepemimpinan. 1. Gaya Otokratis Gaya ini pemimpin lebih dominan yaitu segala perintah dan kebijakannya ditentukan dan harus dijalankan bawahannya. Ada unsur pemaksaan kepada bawahan tanpa memperdulikan keadaan bawahan dan linkungannya. 2. Gaya Birokrat Pemimpin dalam bertindak lebih berhati-hati ( selalu korek ), cermat di dalam segala tindakan. Biasanya dalam mengambil keputusan agak lambat. Keputusan didukung berdasarkan peraturan-peraturan / undang-undang, norma-norma, agar keputusan tidak menyimpang, tepat sehingga tidak menimbulkan permasalahan baru. 3. Gaya Demokratik Pemimpin mempunyai ciri-ciri yaitu Pengawasan, perencanaan dan pengambilan keputusan berdasarkan pendapat dan kesepakatan anggota organisasi. Dan dilandasi prinsip dari, oleh dan untuk bersama organisasi. Segala sesuatunya harus dibahas bersama anggota. Gaya kepemimpinan lain yaitu - Gaya Kepemimpinan Kontinum, menurut Robert Tannenbaum dan Warren Schmidt. Gaya ini ada bidang yang berpengaruh yaitu pemimpin menggunakan otoritasnya dan bidang kebebasan bawahan. Kedua bidang ini pemimpin dalam hubungannya membuat keputusan. - Gaya Managerial Grid, menurut Robert Blake dan Jene S. Mouton. Gaya ini menitik bertakan kepada Produksi dan orang-orang. Yaitu bagaimana manajer memikirkan mengenai produksi dan hubungan kerja dengan manusianya. Hal ini bukannya berapa banyak produksi yang dihasilkan atau berapa banyak bawahannya. Melainkan kepemimpinannya untuk mengetahui luas dan aneka sesuatu produksi. Yang dimaksud adalah manajer mengetahui kualitas keputusan / kebijakan-kebijakan yang diambil, memahami proses dan prosedur, melakukan penelitian dan kreativitas, kualitas pelayanan stafnya, effisiensi dalam bekerja, meningkatkan volume dari sesuatu hasil. Gaya kepemimpinan di atas adalah sebagian yang kami ambil. Masih banyak pendapat ahli dalam literatur-literatur lain. Kepemimpinan dan syarat-syarat Menurut Stodgill - Kapasitas kecerdasan, kewaspadaan, kemampuan berbicara, kemampuan menilai. - Hasil belajar meliputi kesarjanaan, pengetahuan, pengetahuan dan keterampilan - Tanggung jawab meliputi kemampuan berdiri sendiri, inisiatif, inovatif, percaya diri, daya juang pencapaian tujuan. Keinginan untuk unggul. - Partisipasi meliputi keaktifan, kemampuan bekerja sama, supel mudah adaptasi. - Status yaitu mencakup kedudukan sosial dan popularitas / ketokohan BAB IX PENGAWASAN ( CONTROLLING ) Pengertian Controlling adalah proses / kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer untuk memperoleh keyakinan bahwa kegiatan / pelaksanaan yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan usaha sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Menurut Robert J. Mockler Controlling adalah usaha sistematis untuk menetapkan standard kegiatan dengan tujuan perencanaan, menyusun sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan dengan standard, menentukan serta mengukur penyimpangan, dan melakukan tindakan yang diperlukan bahwa sumber daya digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan. Peranan pengawasan dalam organiasasi - Adanya perubahan pada lingkungan organiasai - Ada kompleksitas permasalahan organisasi - Adanya kemungkinan kesalahan keputusan - Adanya kebutuhan pendelegasian wewenang Tipe-tipe pengawasan - Pengawasan pendahuluan ( Feed Forward Control ) Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan yaitu dengan cara mengestimasi, / mengantipasi masalah – masalah dan penyimpangan-penyimpangan antara standard dan hasil kegiatan sebelum kegiatan dilaksanakan. Tipe ini mengandung unsure mencoba, dengan menggunakan pendekatan aktif dan agresif, manajer harus mempunyai system manajemen dan informasi yang akurat dan tepat waktu. - Pengawasan saringan ( Concurrent / Screening control ) Pengawasan dilakukan bersamaan dengan kegiatan dan pengawasan dilakukan secara terus menerus sejak kegiatan dimulai samapai kegiatan berakhir. - Pengawasan umpan balik ( Feed Back Controll ) Pengawasan dilakukan setelah pekerjaan selesai dengan melakukan evaluasi atas kegiatan yang telah dilaksanakan. Hasil pengawasan ini sebagai umpan balik agar kesalahan tidak terjadi berulang-ulang. Karakteristik pengawasan yang efektif 1. Akurat ( benar, dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya ) 2. Tepat Waktu 3. Obyektif dan rasional 4. Ekonomis dalam penyelenggarakan pengawasan 5. Terkordinir dan diterima semua anggota organisasi 6. Menyeluruh 7. Fleksibel Metode Pengawasan - Metode Kualitatif yaitu pengawasan hasil kerja tidak diukur dengan secara kuantitatif. Misal : pengawasan tenaga kerja administrasi, tenaga litbang. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan Controll by Observation : pengamatan terhadap kegiatan unit organisasi kepada orangnya. Controll by on the Spot : penilaian langsung terhadap kegiatan Controll by Report : pelaporan tertulis atau lisan. Diskusi antar manajemen . : dapat dilakukan MBO ( management by Objectives / dengan sasaran ), MBE ( Management By Exception / dengan penerimaan ) MIS ( Management By Information System / informasi yang ada ) - Metode Kuntitatif yaitu pengawasan dengan menggunakan alat ukur kuantitas / jumlah terhadap hasil kerja. Misal : satuan berat Kg, tonase, rupiah, panjang meteran. BAB X MOTIVASI DALAM PERUSAHAAN Dua puluh tiga abad yang lalu ahli filosofi yunani kuno bahwa motivasi manusia berawal dari konsep Hedonisme, prinsip ini menyatakan seseorang kecenderungan mencari keenakan dan kesenangan dan menghindari ketidakenakan dan kesusahan. Perilaku manusia itu hakikatnya adalah berorientasi pada tujuan, dengan kata lain bahwa perilaku seseorang itu pada umumnya dirangsang oleh keinginan untuk mencapai beberapa tujuan. Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai yang berada diluar diri individu. Kadangkala tujuan diartikan pula sebagai suatu harapan untuk mendapat suatu penghargaan, suatu arah yang dihendaki oleh motivasi. Perilaku adalah serangkaian aktivitas – aktivitas atau kegiatan - kegiatan. Manusia kecenderungan dalam melakukan aktivitas / pekerjaan selalu berubah - ubah. Untuk itu seorang manajer mengetahui dorongan atau kebutuhan seseorang yang mengundangnya untuk mau mengerjakan suatu aktivitas tertentu. Banyak istilah motivasi seperti kebutuhan ( ned ), keinginan ( want ), dorongan ( drive ), atau impulsa. Motivasi berbeda-beda antara orang yang satu dengan yang lain tergantung dari kemampuannya untuk bekerja atau motivasinya. Dorongan itu pula yang menyebabkan seorang itu berperilaku, yang dapat mengendalikan dan memelihara kegiatan-kegiatan, dan yang menetapkan arah umum yang harus ditempuh oleh seseorang. TEORI – TEORI MOTIVASI Perilaku seseorang ditentukan oleh kebutuhan yang paling kuat dan paling penting baginya. Abraham Maslow dalam teorinya dikenal dengan teori hiraki kebutuhan. Teori kbutuhan yang dikemukakan Maslow, dibagi menjadi beberapa kategori : - Kebutuhan Fisk ( Psysiological Needs ) - Keamanan - Social ( Afiliasi ) - Penghargaan - Aktualisasi diri ( Self actualization ) Kebutuhan fisik, apabila kebutuhan fisik yang paling kuat. Maka seseorang termotif melakukan kegiatan karena kebutuhan fisik. Seperti kebutuhan makan, papan, pakaian. Apabila kebutuhan fisik ini terpenuhi maka seseorang melakukan kegiatan karena kebutuhan berikut. Otomatis kebutuhan fisik akan menurun. Maka naiklah kebutuhan lain. Yaitu Kebutuhan keamanan. ( lihat gambar 10. 02 ) Kebutuhan keamanan, berikutnya kebutuhan keamanan kebutuhan yang paling kuat setelah kebutuhan fisik terpenuhi. Mulailah seseorang membutuhkan rasa aman. Pegawai sudah mempunyai kekayaan. Maka mulailah ia membutuhkan pengawal, pemadam kebakaran dan lainsebagainya. Kesemua itu membutuhkan perlindungan keamanan. ketika kebutuhan rasa aman menurun naiklah kebutuhan lain yaitu kebutuhan sosial. ( lihat gambar 10.03 ) Kebutuhan sosial, yakni kebutuhan akan bergaul dalam masyarakat, kebutuhan afiliasi seasamanya, kebutuhan mencari hubungan yang bermakna. Dalam hal ini seseorang berusaha mencari teman bergaul yang sederajat dengan kedudukan sosial. Contoh di atas pegawai yang sudah kaya lalu berusaha mencari hubungan sesama orang kaya / berpangkat, dan mempunyai kedudukan tinggi dalam masyarakat. Kalau semua pergaulan sudah dimasukinya dan mempunyai teman yang banyak, sehingga tidak ada waktu senggang lagi untuk bercengkerama. Maka kebutuhan sosial seseorang telah terpuaskan, berarti kebutuhan sosial dalam hirarki kebutuhan sudah mulai menurun, maka naiklah kebutuhan lain. Yaitu kebutuhan penghargaan. ( lihat gambar 10.04 ) Kebutuhan penghargaan, yakni kebutuhan agar orang lain mau menghargai akan dirinya dan usaha-usaha yang dilakukannya. Pemuasan kebutuhan akan penghargaan ini menghasilkan perasaan-perasaan percaya atas dirinya, prestise dan kontrol. Orang lalu merasa dirinya bermanfaat dan mempunyai pengaruh yang baik terhadap lingkungannya. Jika kebutuhan ini sudah terpenuhi maka naik lagi kebutuhan lain. Yaitu kebutuhan aktualisai diri. ( lihat gambar 10.05 ) Kebutuhan aktualisasi diri ( Self Actualization ), yaitu kebutuhan yang ingin memaksimalkan potensi diri, suatu keinginan untuk menjadi apa yang dirasakan oleh seseorang karena mempunyai potensi mencapainya. Dalam potensi ini banyak cara yang dilakukan seseorang. Antara orang yang satu dengan yang lain berbeda-beda. Contoh seorang mahasiswa yang menjadi ketua Badan Eksekutif Mahasiswa ( BEM ), mampu memimpin kegiatan dengan baik. Atau seorang perenang ingin memcahkan rekor. Seorang manajer perusahaan mampu menghasilkan profit secara maksimal. Menurut maslow hirarki kebutuhan merupakan suatu pola yang tipikal dan bisa dilaksankan pada hampir setiap waktu. Pemenuhan kebutuhan yang satu akan menimbulkan keperluan kebutuhan yang lain. Setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda. Adakalanya seseorang untuk mencapai kebutuhan aktualisasi diri harus melewati pemenuhan kebutuhan mulai dari fisik, terus merangkat ke aktualisasi diri. Sebaliknya ada orang lain yang tidak memerlukan waktu lama dalam satu tingkat, tahu-tahu sudah berada pada tingkat kebutuhan aktualisasi diri. Fisik Keamanan Sosial ( Afiliasi ) Penghargaan Aktualisasi diri Gambar 10.02 ( Hirarki : bila kebutuhan fisik lebih kuat / tinggi ) Keamanan Fisik Sosial ( Afiliasi ) Penghargaan Aktualisasi diri Gambar 10.03 ( Hirarki : bila kebutuhan keamanan lebih kuat / tinggi ) Sosial Keamanan Penghargaan Fisik Aktualisasi diri Gambar 10.04 ( Hirarki : bila kebutuhan sosial lebih kuat / tinggi ) Penghargaan Sosial Aktualisasi diri Keamanan Fisik Gambar 10.05 ( Hirarki : bila kebutuhan penghargaan lebih kuat / tinggi ) Aktualisasi diri Penghargaan Sosial Keamanan Fisik Gambar 10.06 ( Hirarki : bila kebutuhan aktualisasi lebih kuat / tinggi ) Pada perkembangannya teori hirarki kebutuhan ( motivasi ) Maslow dikembangkan oleh Douglas McGregor, dalam bukunya Side Of Interprise. Memperkenalkan teori ini ke dalam manajemen modern mengenai motivasi kerja. Gambar 10.07 Hirarki motvasi kerja Gambaran di atas jika diterapkan orang – orang dalam organisasi, adalah sebagai berikut, kebutuhan paling bawah dengan kepuasan sekitar 85 %, keamanan sekitar 75 %, kebutuhan sosial sekitar 50 %, penghargaan sekitar 40 % dan kebutuhan aktualiasasi sekitar 10 %. Bahwasanya nampak bahwa kebutuhan manusia terdapat perbedaan-perbedaan diantara orang-orang yang bekerja dalam organisasi. Pendapat lain yang dikemukakan Frederick Herzberg, mengenai motivasi kerja. Seseorang dalam bekerja merasakan apa yang dirasakan, rasa senang dan rasa tidak menyenangkan dalam tugas pekerjaan. Berangkat dari ini Herzberg menyimpulkan kepuasan pekerjaan itu dihubungkan dengan isi jenis pekerjaa ( Job Contents ) dan ketidak puasan kerja ( Job Context ) Kepuasan sering disebut dengan Motivator, sedangkan ketidakpuasan disebut factor hygiene. Kalau digabung terkenal dengan Dua faktor teori motivator dan Herzberg Faktor hygiene adalah sesuatu yang berhubungan sifat preventif dan memperhitungkan lingkungan yang berhubungan kerja. Faktor hygiene merupakan ketidak puasan pegawai. Untuk mencegahnya, hal - hal yang harus diperhatikan adalah kebijakan perusahaan dan administrasi, supervisi, hubungan dengan supervisor, kondisi kerja, gaji, keamanan, status, hubungan dengan teman sebaya, kehidupan pribadi dan hubungan dengan bawahan. Teori ini sebetulnya untuk mematahkan anggapan manajer bahwa persoalan semangat kerja karyawan dapat di atasi oleh upah dan gaji yang tinggi, insentif yang besar, dan memperbaiki kondisi tempat kerja. Tetapi tidak demikian menurut Herzberg, adalah dengan motivator, yang terdiri dari faktor keberhasilan, penghargaan, faktor pekerjaannya sendiri, rasa tanggung jawab dan faktor peningkatan. Teori motivasi dikemukakan Clayton Alderfer, beliau merumuskan model penggolongan segaris dengan bukti – bukti empiris yang telah ada. Alderfer menggolongkan ke dalam tiga kelompok, adalah sebagai berikut : - Kebutuhan akan keberadaan ( Existence Need ) - Kebutuhan berhubungan ( Relatedness Need ) - Kebutuhan untuk berkembang ( Growth Need ) Teori ini sering dikenal singkatan ERG (Existence Need, Relatedness Need, Growth Need) Kebutuhan keberadaan adalah kebutuhan akan bisa hidup. Sama teorinya Maslow yaitu kebutuhan Fisik ( Pisiologis ) dan Herzberg yaitu Faktor Hygiene. Kebutuhan berhubungan adalah kebutuhan untuk menjalin hubungan sesamanya melakukan hubungan sosial dan bekerja sama dengan orang lain. Sama dengan Maslow yaitu kebutuhan social, dan Herzberg yaitu hygiene. Kebutuhan berkembang adalah kebutuhan yang berhubungan dengan keinginan intrinsic dari seseorang untuk mengembangkan dirinya. Sama artinya pengharagaan dan aktualisasi diri dengan teori Maslow, dan sama artinya dengan teori herzberg yaitu motivator. Alderfer tidak menyatakan bahwa tingkat yang di bawah harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum memuaskan tingkat kebutuhan atasnya atau tidak pula usaha perampasan itu satu-satunya jalan untuk mengaktifkan suatu kebutuhan. Teori X dan Y yang dikemukakan Douglas McGregor, beliau berpandangan bahwa organisasi tradisional dalam pengambilan keputusan bersifat sentralisasi ( berpusat kepada satu orang ). Jadi ada hubungan atasan dan bawahan dan pengendalian kerja ekternal. Dengan asumsi inilah maka tercetus teori X dan Y. Dalam teori X menyatakan bahwa, mereka lebih suka diperintah, menghindari tanggung jawab, mereka menginginkan keamanan atas segalanya. Orang – orang semacam ini hendaknya dimotovasi dengan uang, gaji, honorarium dan diperlakukan dengan sanksi hukuman. Manajer yang menerima asumsi teori X. berusaha, sebagai berikut.; mengontrol dan mengawasi secara langsung, kontrol ekternal harus diterapkan kepada orang-orang yang tidak tanggung jawab, tidak bisa dipercaya, sifat kekanak-kanakan. Menurut asumsi teori X, orang ini pada hakekatnya adalah sebagai berikut : - Tidak menyukai bekerja - Tidak menyukai kemauan - Tidak ambisi - Tidak tanggung jawab - Lebih suka diperintah - Tidak mampu berkreasi - Mereka menginginkan keamanan atas segalanya - Harus diawasi dengan ketat - Harus dipaksa untuk mencapai tujuan. Manajemen berdasarkan perintah dan kontrol ketat tidak menjamin akan banyak keberhasilan. sebab hal tersebut hanya bisa mengatasi untuk memuaskan kebutuhan fisik dan keamanan saja, dilain sisi kebutuhan sosial, penghargaan dan aktualisasi diri tidak bisa terpuaskan. McGregor menyadari atas kelemahan dari teori X, maka beliau memberikan alternatif lain yaitu teori Y. Asumsi teori Y mengenai manusia adalah sebagai berikut. - Pekerjaan itu pada hakekatnya adalah seperti bermain dapat memberikan kepuasan kepada orang lain. - Manusia dapat mengawasi diri sendiri, dalam rangka mencapai tujuan. - Kemampuan berkreasi dalam memecahkan masalah - Motivasi tidak saja berlaku pada kebutuhan –kebutuhan sosial, penghargaan dan aktualisasi diri, keamanan fisiologi. - Orang-orang dapat mengendalikan diri dan kreatif dalam bekerja jika dimotivasi secara tepat. Asumsi teori Y seorang manajer harus memberikan kesempatan kepada individu untuk mengembangkan potensi dirinya. Teori X dan Y adalah sikap atau tindakan untuk memajukan orang, dengan demikian walaupun manajer menggunakan teori Y, tidak selamanya manajer menggunakan teori ini. Tetapi manjer bisa saja memberikan pengarahan secara langsung dan mengendalikan secara ketat bawahannya ( seperti teori X ) dalam rangka untuk mengembangkan potensi bawahannya seperti Teori Y. BAB XI KONFLIK DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN Konflik / pertentangan adalah adanya pertentangan keinginan dan kebutuhan baik antar individu, maupun antara individu dengan organisasi, serta antar organisasi. Ada beberapa pandangan mengenai konflik adalah sebagai berikut : Pandangan kepemimpinan trdisional bahwa konflik merupakan; - Pertentangan tidak di inginkan oleh setiap kepemimpinan karena membahayakan organisasi - Konflik harus dihindarkan terjadinya - Konflik karena kesalahan organisatoris, baik perencanaan, pengorganisasian, pengarahan maupun pengawasan - Apabila terjadi konflik harus segera diatasi dan dihilangkan. Pandangan kepemimpinan Modern bahwa konflik merupakan; - Konflik merupakan sesuatu yang wajar dan terjadi atau tidak dapat dihindarkan dalam organisasi. - Peristiwa dan pertentangan yang kadang dibutuhkan dan terdapat unsur merugikan tetapi justru membuat organisasi perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien. ( sebab menemukan cara-cara dan metode baru ) - Pertentangan harus dikelola dan dimanfaatkan oleh manajer dengan positif. Konflik fungsional dan Disfungsional Konflik fungsional adalah manakala konflik tersebut mempunyai peran positif dalam melaksanakan dan menggerakan organisasi. Konflik disfungsional adalah manakala konflik tersebut tidak mempunyai peran positif dalam melaksanakan dan menggerakkan organisasi atau tidak mencapai sasaran pekerjaan. Terjadinya konflik dalam organisasi perusahaan akan mengakibatkan dampak positif dan negatif. Akibat konflik positif - Pemimpin akan dapat menemukan cara-cara alokasi sumber daya secara efektif dan efisien - Pemimpin dan bawahan dapat menemukan cara-cara penghematan sumber daya - Dapat mendorong unit organisasi maupun individu untuk berprestasi. - Menciptakan kerja sama yang lebih berhati-hati dan lebih baik - Dapat menciptakan suasana dan kemampuan koreksi diri yang lebih tinggi Akibat konflik negatif - Menghambat kerja sama antar unit organisasi maupun individu - Akan menimbulkan kesalah pahaman yang beruntun, karena segala sesuatu didasarkan pendekatan emosional dan subyektif - Timbulnya sikap apriori ( prasangka negatif ) antara unit organisasi yang satu dengan yang lainnya maupun antar individu - Akan munculnya sikap acuh tak acuh dan frustasi. Sebab-sebab timbulnya konflik Terjadinya konflik karena adanya perbedaan kepentingan dan kebutuhan. Perbedaan tersebut dapat terjadi karena hubungan antar individu, hubungan antar unit organisasi, maupun antara individu dengaa organisasinya. Konflik terjadi dalam organisasi perusahaan karena : - Mereka saling berbeda pendapat dan saling mempunyai ambisi yang kuat. - Adanya keterbatasan sumber daya sehingga pembagian dianggap kurang adil dan layak - Adanya pembagian tugas pekerjaan tidak seimbang dan tidak jelas antar individu dan unit organisasi yang satu dengan yang lainnya. - Adanya pengukuran prestasi yang berbeda - Adanya saling ketergantungan dalam melaksanakan tugas pekerjaan - Adanya kesalahpahaman antar individu dan unit organisasi dalam melaksanakan pekerjaan maupun terhadap interpretasi akan tugas dan pekerjaannya - Adanya saling ketergantungan dalam melaksanakan tugas pekerjaan. - Gaya kepemimpinan dan komunikasi organisasi yang kurang cocok dengan individu yang ada dalam perusahaan. - Adanya perubahan-perubahan metode-metode kerja, adanya kemajuan teknologi, pengembangan organisasi maupun lingkungannya. Strategi mengatasi konflik Strategi dalam usaha untuk mengatasi konflik sebagai berikut ; menghindari, membekukan, konfrontasi. Strategi menghindari yaitu dapat dilakukan manakala kepemimpinan tidak mampu untuk melakukan alternatif lain untuk menyelesaikan konflik yang terjadi. Usaha yang dilakukan adalah menekan reaksi emosional dan membiarkan saja apa yang terjadi. Penyelesaian ini efektif untuk sementara saja. Misal: dengan meninggalkan pekerjaan atau tugasnya. Strategi membekukan adalah untuk mendinginkan situasi untuk sementara waktu atau membuat permasalahan menjadi / tetap tidak jelas, sehingga tidak akan terjadi konfrontasi. Strategi ini dapat dikatakan menangguhkan suatu tindakan atau keputusan terhadap suatu masalah. Strategi konfrontasi, strategi ini dapat dilakukan dua cara. Yang pertama yaitu konfrontasi dengan kekuasaan adalah dengan kekuasaan yang melekat kepada seorang pimpinan dapat menyelesaikan konflik dalam organisasi dengan kekuasaan baik melalui kekuatan fisik, dengan uang, dengan kebaikan hati atau menghentikan mereka yang sedang konflik. Strategi ini ada pihak yang merasa kalah dan merasa dimenangkan. Konfrontasi dengan pendekatan negosiasi, adalah usaha mengatasi konflik dengan suatu kompromi antara pihak – pihak yang konflik, berupaya menyelesaikan masalah yang dihadapi dengan tingkat kepuasan yang sama. Tidak ada yang merasa menang dan dikalahkan. Seorang pimpinan harus mempunyai keterampilan dalam usaha untuk melakukan perdamaian bagi pihak yang berkonflik dengan negosiasi. Keterampilan – keterampilan tersebut adalah : - Keterampilan menemukan hakekat akan konflik yang terjadi.( kemampuan mendiagnosis konflik yang terjadi ) - Mampu memulai pendekatan yang efektif dalam memulai negoisasi atau pandai-pandai memulai pembicaraan dan pembahasan terhadap konflik., hal-hal yang dipertentangkan - Kemampuan mendengarkan pendapat dan pandangan orang lain, tidak hendak berusaha mempertahankan kehendaknya sendiri. - Mampu menggunakan proses pemecahan masalah artinya mampu menjelaskan, menilai, cara-cara pemeeahan masalah dan dapat diimplementasikan masalah yang telah disepakati bersama. - Mampu menahan emosi dan lebih sabar dalam menyelesaikan masalah yang terjadi. Langkah – langkah pemecahan masalah - Identifikasi masalah yang menimbulkan konflik - Mendefiniskan pokok masalah yang terjadi - Mengumpulkan informasi / data yang lengkap dan obyektif - Menganalisis dan mencari alternative pemecahan yang mungkin dapat dipilih - Memilih dan menentukan alternatif yang menguntungkan - Mengambil keputusan penyelesaikan - Implementasi keputusan - Evaluasi implementasi keputusan dan umpan balik Tugas kepemimpinan dalam konflik Tugas pimpinan perusahaan dalam konflik yang terjadi adalah usaha mengelola konflik agar menjadi pendorong positif bagi pencapaian tujuan. Seorang pimpinan harus memanfaatkan konflik menjadi keadaan positif dalam menggerakkan dan mengintegrasikan serta mengakomodir berbagai kebutuhan dan kepentingan yang berbeda-beda. Manakala terjadi konflik mengarah kepada keadaan yang negative maka seorang pimpinan harus dapat menentukan langkah-langkah yang strategi yang tepat. BAB XII PEMBUATAN KEPUTUSAN Setiap organisasi baik Pemerintahan, organisasi sosial, organisasi perusahaan selalu dihadapkan pada berbagai masalah dan alternative untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Pemimpin organisasi harus mengambil keputusan untuk memecahkan masalah yang mungkin dihadapi dan memilih alternative yang mungkin dilakukan. Seorang pemimpin harus mampu membuat keputusan yang tepat agar tujuan dapat tercapai dengan baik dan efisien. Setelah pemimpin mengambil keputusan bukan berarti selesai dalam menghadapi masalah yang dihadapi, pemimpin akan menghadapi masalah baru akibat keputusan yang telah diambil. Pengertian pembuatan keputusan ( Decision Making ) Adalah aktivitas dalam manajemen berupa melakukan pemilihan diantara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan persoalan, pertentangan dan atau keraguan yang timbul dalam proses penyelenggaraan usaha kerja sama. ( encyclopedia administrasi 1977:82 ) Dari definisi di atas nampak bahwa inti pengertian pengambilan atau pembuatan keputusan itu adalah pemilihan kemungkinan terbaik untuk menyelesaikan persoalan, atau untuk melakukan kegiatan atau tindakan dari berbagai kemungkinan yang tersedia. Proses Pembuatan Keputusan Banyak leteratur langkah dalam pembuatan keputusan, menurut Stephen Robbins, adalah : 1. Pembatasan masalah 2. Pengembangan pilihan kegiatan 3. Kajian pilihan kegiatan 4. Pemilihan alternative terbaik menurut Krajewski dan Thomson, adalah sbb: 1. Mengenali masalah atau problem yang dihadapi 2. Penetapan tujuan, sasaran, tolok ukur kegiatan dan kendala 3. Penyusunan modal 4. Menentukan, mendata, berbagai alternative 5. Meramalkan, memperkirakan keluaran ( dari berbagai alternative tersebut ) 6. pemilihan alternative terbaik. Dari dua definisi intinya adalah merumuskan permasalahan yang dihadapi, kemudian mencari berbagai kemungkinan untuk memecahkan masalah tersebut dan memilih akternatif pemecahan yang terbaik. Bertolak dari uraian di atas, ada beberapa hal yang harus dicermati yaitu : 1. Setiap pemimimpin/manajer suatu organisasi dituntut harus mampu mengambil keputusan / membuat keputusan. 2. Dalam membuat keputusan diperlukan data, untuk itu data yang relevan harus dikumpulkan untuk menyusun langkah pembuatan keputusan 3. Keputusan harus mengacu pada tujuan dan kejelasan rumusan masalah dan didukung data yang representative dan relavan. 4. Bahwa pembuatan keputusan tidak akan pernah selesai sebab merupakan putaran ( lingkaran ), untuk itu seorang pengambil keputusan adalah memilih berbagai alternative yang paling mungkin yang resiko baru, yang paling kecil. BAB XIII PERANAN KOMUNIKASI SEORANG PEMIMPIN DALAM PERUSAHAAN. Dalam usaha mempengaruhi orang lain untuk melakukan suatu pekerjaan maka salah satunya pemimimpin harus dapat mengelola komunikasi dengan baik agar bawahan. melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan efisien. Komunikasi adalah proses pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain atau proses usaha seseorang untuk memberikan pengertian sesuatu melalui pengiriman pesan dengan simbol-simbol kepada orang laian. Pengertian di atas dalam berkomunikasi mengandung unsur-unsur, sbb : 1. Unsur manusia untuk berhubungan dengan orang lain 2. Unsur pemberian pengertian kepada orang lain 3. Unsur simbol-simbol dalam komunikasi ( gerakan anggota tubuh, suara, huruf, dan angka maupun kata-kata ) Komunikasi yang efektif sangat diperlukan oleh seorang manajer, karena : 1. Komunikasi sebagai proses, ini diperlukan karena, yaitu mengkomunikasikan funsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengwasan, untuk melaksanakan kegiatan fungsi itu maka perlu dikomunikasikan kepada organisasi dan bawahannya. Dengan mengkomunikasikan aktivitasnya dan hasilnya maka akan merangsang bawahan partsipasi, sehingga operasionalisasi kegiatan bawahan akan menjadi efektif. 2. Komunikasi sebagai proses dan kegiatan akan banyak menyita waktu seorang manajer. Baik intern maupun extern.. extern berkomunikasi seperti dengan pelanggan, instansi pemerintahan, supplier dan organisasi / perusahaan lain) komunikasi intern seperti dengan bawahan, sejawat, atasan ). Kegitan ini dapat dilakukan dengan tatap muka, tilpon, membuat surat/konsep/laporan/proposal dan lain-lain. Tujuan komunikasi 1. Information yaitu memberikan informasi secara benar objektif, factual. Dalam komuniaksi ini, pendekatan yang dilakukan dengan cara pendekatan kognitif. 2. Persuasif, adalah usaha menggugah perasaan orang ( yaitu perasaan senang, susah, bahagia dll ) pendekatan yang digunakan pendekatan emosional. 3. Entertaiment, yaitu dalam rangka menghibur agar orang lain menjadi gembira yaitu dengan pendekatan komunikasi menghibur. Model komunikasi 1. Komunikasi antar pribadi maksudnya hubungan orang perorang atau antara orang yang satu dengan yang lainya. Dapat digambarkan secara sederhana pengirimp ada tiga unsure yaitu pengirim, berita dan penerima jika tidak ada salah unsure tidak ada maka tidak terjadi komunikasi. Komunikasi ini sangat sederhana tetapi komunikasi biasanya menyangkut tingkah laku orang maka komunikasi menjadi kompleks. Sumber simbul pesan saluran pesan simbul penerima Umpan balik Dari gambar tersebut meliputi : - Sumber ( pengirim ) : yang menyampaikan gagasan/ide/kesan/berita - Symbol : merupakan terjemahan ide dalam bentuk kode/tanda-tanda ( gambar, angka huruf, gerakan fisik, kata-kata dll ) - Pesan : proses penyampaian /pengirimide/gagasan/berita - Saluran : sarana penyampaian ide/gagasan dll yaitu melalui tilpon, surat, temu wicara, video tape, internet. - Pesan : disini pesan dari pemberi ide/ berita telah diterima oleh penerima ide/berita yang berupa pesan. - Simbol : pesan disampaikan melalui simbol, diterima pula dengan simbol yang sama oleh penerima, yang merupakan terjemahan ide/gagasan/berita oleh penerima - penerimaan ide/gagasan/berita telah diterima sepenuhnya oleh penerima. - Sebagai respon penerimaan, maka akan terdapat umpan balik dalam komunikasi. 2. Komunikasi organisasi Komunikasi ini intinya sama dengan komukasi individu, hanya dipengaruhi factor-faktor sbb : - adanya komunikasi formal - adanya struktur organisasi - spesialisasi pekerjaan/jabatan - adanya pemilikan informasi - terdapatnya komunikasi informal Hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif Dalam berkomunikasi baik antar individu maupun organisasi sering ditemukan hambatan, sehingga komunikasi tidak efektif. Hambtan tersebut menimbulkan konikasi tidak lancer dan tidak efektif. Hambatan dalam komunikasi antara laian : 1. mereka mendengar apa yang diharapkan untuk didengar. Yaitu sikap seseorang terhadap komunikasi yang selalu terjadi pengulangan yang dianggap pasti berulang. Misal : seseorang sering diberikan kritikan dalam komunikasi individu maupun organisasi maka orang tersebut mempunyai sikap pasti berita yang diterima berupa kritikan. Padahal belum menilai bahwa pesan / berita yang sebenarnya 2. sikap seseorang yang selalu mendengar yang bai – baik saja., sesorang bersedia menerima berita yang baik - baik saja sedang yang tidak baik, tidak mau menerima / tidak mendengarnya. 3. mereka mengabaikan informasi dengan apa yang diyakininya, seseorang cenderunag memandang pesan tidak ada artinya apabila pesan tersebut bertentangan dengan pandangan/pendapat dirinya. 4. Mereka sumber pesan, mereka mempunyai sikap apriori, misal ada seseorang akan menerima pesan yang baik bila yang menyampaikan pesan tersebut mempunyai hubungan baik dengan penerima pesan. Manakala hubungan tidak baik maka sipenerima akan mengabaikan pihak pemberi pesan. 5. adanya salah pengertian antara pengirim dan penerima maksudnya biasanya terjadi karena simbul komunikasi yang tidak sama , atau kurang jelas yang disampaiakn sehingga belum memperoleh respon yang memadai, pemberi pesan sudah mengahiri proses komunikasi. 6. pelaksanaan komunikasi sering tidak efisien karena berkomunikasi memakan waktu terlalu lama. Sehigga mengakibatkan pekerjaan tidak efisien. 7. adanya pengaruh emosional dalam proses komunikasi, seseorang berkomunikasi mengalami kegagalan yang diakibatkan tidak memilihsuasana yang mendukung. Hal ini akan berakibat penerima pesan dapat secara emosional dalam menanggapi atau merespon pemberi pesan. 8. pengaruh sarana ( saluran ) yang dipergunakan penyampaian pesan.maksudnya penyampai informasi dengan saran yang tidak tepat. Missal ada tuntutan pesan harus segera sampai tujuan. Tetapi mereka memilih dengan surat jasa pos seharusnya dengan telegram/fax sehingga lebih cepat. Pedoman komunikasi yang baik 1. perjelas terlebih dahulu materi masalah yang akan dikomunikasikan 2. telti tujuan pokok yang ingin dicapai dari setiap komunikasi 3. pertmbngkan saat, suasan dan kebiasaan komunikasi yang akan dilakukan 4. konsultasikan dengan pihak lain dalam merencanakan komunikasi. 5. perhatikan tekanan nada, ekpresi dan respon dalam komunikasi. 6. pertimbangkan kepentingan, kebutuhan dari sudut penerima 7. usahankan adanya umpan balik dan follow up dari komunikasi 8. konsistensi komunikasi masa lalu dan yang akan datang 9. materi komunikasi harus sesuai dengan tindakan dan perbuatan 10. komunikasi tidak hanya dimengerti tetapi juga untuk mengerti menjadi pembicara sekaligus pendengar yang baik. BAB XIV Banyak yang terjadi secara cepat dalam lingkungan ekternal organisasi yang memerlukan perhatian semakin besar dari para manajer. Lingkungan ekternal terdidri dari berbagai sumber daya tempat organisasi bergantung. Ini berarti bahwa organisasi tidak mungkin menghindar dari pengaruh peristiwa yang terjadi di lingkunagan. Manajer harus mengenali elemen lingkungan organisasi internal, seperti pihak yang berkepentingan. Disamping itu juga harus memahami hubungan elemen dari lingkungan alam yang dapat mempengaruhi organisasi. Komponen tindakan langsung dari lingkungan terdiri dari pihak yang berkepentingan pada organisasi artinya kelompok dengan dampak langsung dari pada aktivitas organisasai. Pihak yang berkepentingan adalah orang dan kelompok yang mempunyai minat terhadap segala sesuatu yang berlangsung dalam organisasi. Pihak yang berkepentingan ekternal termasuk pelanggan, pemasok, pemerintah, kelompok khusus, media, serikat pekerja, lembaga keuangan, dan pesaing. Pihak yang berkepentingan internal termasuk karyawan, pemegang saham dan dewan direktur. Pihak yang berkepentingan sering kali bekerja sama untuk mempengaruhi tingkah laku sebuah organisasi. Manajer sebagai pihak yang berkepentingan harus menyeimbangkan perhatian mereka sendiri terhadap perhatian persaingan dari pihak yang berkepentingan lainnya. Mereka mungkin dapat menggunakan jaringan hubungan di antara pihak yang berkepentingan dan organisasi untuk mempengaruhi pihak yang berkepentingan harus bersatu dalam koalisi untuk memberi pengaruh pada organisasi. Pihak yang berkepentingan secara individual dapat juga mempunyai beberapa kepentingan yang saling bertentangan dalam sebuah organisasi. Komponen tidak langsung dari linkungan terdiri dari variable social, ekonomi, politik dan teknik yang mempengaruhi organisasi secara tidak langsung. Variable menciptakan suatu iklim. Organisasi harus menyesuaikan diri dengan iklim tersebut dan variable tersebut mempunyai potensi untuk masuk ke dalam lingkungan tindakan langsung. Memperhatikan kerusakan lingkungan alam semakin mendapat peran penting pada tahun tahun belakangan ini. Manusia memperhatikan berbagai masalah dari polusi sampai pemanasan global dan penipisan ozon. Beberapa organisasi telah mengambil peran aktif dalam mempromosikan keasadaran lingkungan. Sebagian manajer memilih hanya mengikuti persyaratan legal, sementara yang lain bertindak jauh untuk menyatakan nilai-nilai lingkungan lewat produk dan pemasaran produk. Manajer di tingkat atas memonitor linkungan ekternal dan mencoba meramalkan perubahan yang akan mempengaruhi organisasi. Mereka harus menggunakan perencanaan strategic dan desain organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan. Daftar Pustaka H. Djaslim Saladin, SE, Manajemen Strategi dan Kebijakan Perusahaan, Penerbit Linda Karya, Edisi Ketiga. James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Glbert JR. Manajemen ( terjemahan ), Edisi Indonesia 1996. PT. Indeks, Gramedia Group. Miftah Thoha, Perilaku organisasi konsep dasar dan aplikasi, Penerbit PT. Raja Grafindo Persada, Edisi sebelas th. 2000 M. Manullang, Drs, Dasar-Dasar Manajemen, Andi Offset, Edisi lima belas Supardi, Ringkasan Fungsi-fungsi Manajemen, Penerbit Fakultas Ekonomi UII Yogyakarta. ( 1989 )